Bewaartermijn Administratie

Fiscale bewaarplicht

Om de aanvang van de bewaartermijn van zeven jaar te bepalen, moeten we de actuele waarde van het bescheid voor de bedrijfsvoering beoordelen. Zolang een stuk actuele waarde heeft, maakt het namelijk deel uit van de (jaar)administratie. Pas wanneer het deze actualiteitswaarde niet meer heeft, begint de bewaartermijn van zeven jaar. Wanneer een contract na tien jaar zijn actuele waarde verliest, begint pas op dat moment de bewaartermijn van zeven jaar.

Let op!

Wanneer u gebruikmaakt van bijvoorbeeld elektronisch bankieren of online boekhouden, dan moet u ervoor zorgen dat u gedurende de wettelijke termijn toegang houdt tot de betreffende internetomgeving. Of u moet op een andere manier de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) van de betreffende transacties waarborgen. Neem eventueel contact op met uw belastingkantoor.

Hoe moet u uw gegevens bewaren?

Bij een belastingcontrole moeten uw gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn. In principe moet u de gegevens in de originele vorm bewaren. Alleen onder bepaalde voorwaarden mag u gegevens converteren.

Algemene regeling

U moet gegevens zó bewaren, dat de belastingdienst de belastingcontrole ervan binnen een redelijke termijn kunnen uitvoeren. Daarbij kan uw hulp nodig zijn om inzicht te krijgen in de opzet en werking van uw administratie.

U moet gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen nota die u in de computer ingevoerd hebt, moet u het origineel bewaren. Zo moet u gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, in principe ook in dat computersysteem bewaren. Het is van groot belang dat de oorspronkelijkheid (authenticiteit van de herkomst) en de inhoud van de gegevens (integriteit van de inhoud) juist zijn. Voor een factuur bijvoorbeeld is het van belang te weten dat het document daadwerkelijk van de leverancier afkomstig is.

Het is ook van belang dat de factuur niet te veranderen is. De belastingdienst moeten dit bij een controle
kunnen vaststellen. Het is raadzaam om uw administratie in goede staat te houden. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat uw gegevens door brand of wateroverlast verloren of beschadigd raken door ze op meer dan één locatie te bewaren.

Wilt u afspraken maken over het bewaren van uw gegevens?

Als u afspraken wilt maken over de invulling van uw fiscale bewaarplicht, kunt u contact opnemen met uw belastingkantoor. De afspraken die u maakt, gelden alleen voor fiscale wetgeving. Andere wettelijke bepalingen over het bewaren van gegevens, zoals bijvoorbeeld vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, blijven op u van toepassing.

Om goede afspraken te kunnen maken over de invulling van uw bewaarplicht, moet de Belastingdienst weten hoe uw geautomatiseerde administratie geregeld is. U kunt zich hierop voorbereiden door van tevoren een inventarisatie te maken van alle informatiesystemen die door de organisatie worden gebruikt en fiscaal relevante informatie bevatten. Als u (een deel van) uw administratie uitbesteedt aan derden, maak dan ook een inventarisatie van uw gegevens bij die derden. Per informatiesysteem kunt u gemotiveerd aangeven hoe u uw bewaarplicht zou willen invullen.

Voor meer informatie kijk op Kijk op www.belastingdienst.nl.