Btw administratie verplichtingen

Btw administratie en verplichtingen

Welke gegevens moet u administreren, wanneer moet u factureren en welke gegevens moeten
er op uw factuur staan? U moet uw administratie zodanig inrichten dat u aan de hand daarvan uw belastingaangiften juist en tijdig kunt invullen. Met een goede boekhouding wordt het invullen van uw btw aangifte aan het eind van elk tijdvak een eenvoudige routine.

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan uw btw administratie?

De belangrijkste eis aan uw administratie is dat de Belastingdienst moet kunnen nagaan of u het juiste bedrag aan btw heeft opgegeven. Als uw administratie niet op orde is, kan dat tot gevolg hebben dat de Belastingdienst zelf uw omzet en de verschuldigde btw berekent.

U bent verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Alle gegevens die u over uw onderneming vastlegt, behoren tot uw administratie. Omdat de Belastingdienst streeft naar zo min mogelijk administratieve lasten voor ondernemers, kunt u voor minder belangrijke gegevens soms een kortere bewaartermijn dan zeven jaar afspreken met de Belastingdienst.

De zogenoemde basisgegevens van uw administratie moet u altijd zeven jaar bewaren. Het gaat hier bijvoorbeeld om:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de in en verkoopadministratie

Gegevens die betrekking hebben op een onroerende zaak moet u tien jaar bewaren. Het gaat hier bijvoorbeeld om een afrekening van de notaris of een akte. Meer informatie over de btw en onroerende zaken leest u in de folder Als u een bedrijfspand gaat kopen of verkopen.

Welke gegevens moet u administreren?

U moet uw administratie zo inrichten dat daaruit duidelijk blijkt hoeveel btw u aan de Belastingdienst verschuldigd bent en hoeveel btw u als voorbelasting kunt aftrekken. In de praktijk komt het erop neer dat u per aangiftetijdvak van de volgende zaken overzichten moet bijhouden, bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek, kas of bankboek:

  • facturen die u afgeeft
  • rekeningen die u ontvangt
  • uitgaven
  • ontvangsten

Bewaar van elke factuur die u uitschrijft een kopie in uw administratie. Verkoopt u goederen of diensten waarvoor verschillende btw-tarieven gelden? Dan moet u in uw boekhouding rekening houden met de verschillende tarieven. Dit kan bijvoorbeeld door de ontvangsten voor goederen en diensten die onder het 6% tarief vallen apart te registreren.

Als het niet mogelijk is om de ontvangsten apart te registreren, mag u uw omzet over de verschillende tarieven verdelen op basis van de inkopen. Informeer in dat geval bij de BelastingTelefoon: 0800 0543.

De btw die u als voorbelasting kunt aftrekken, hoeft u in uw administratie niet te splitsen naar btw tarief: in uw aangifte vult u hier namelijk één bedrag voor in.

Wanneer moet u factureren?

Voor alle leveringen en diensten aan een andere ondernemer of een rechtspersoon die geen ondernemer is, moet u een factuur uitschrijven. Uw klant heeft deze factuur nodig om de btw die u in rekening brengt, als voorbelasting te kunnen aftrekken. Aan particulieren hoeft u geen factuur te verstrekken.

Sommige bedrijven die vrijwel uitsluitend aan andere ondernemers leveren, moeten ook aan particuliere afnemers een factuur uitschrijven. Het gaat hier om groothandelaren in levensmiddelen, dranken, tandheelkundige grondstoffen, tandtechnische werken en onderdelen van tandtechnische werken. U moet de factuur versturen vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin u de goederen hebt geleverd of de diensten hebt verricht. Als u bijvoorbeeld op 10 april een product aflevert bij uw klant, dan moet u vóór 15 mei de factuur versturen. U mag de factuur op papier verzenden, maar ook elektronisch als uw afnemer daarmee akkoord is. Elektronisch verzenden en opslaan van een factuur gebeurt met elektronische verwerkingsapparatuur.

Wilt u meer weten over elektronisch factureren? Kijk dan op www.e-factureren.info

Wat moet er op een factuur staan?

Als u een factuur uitreikt, moet die aan de wettelijke eisen voldoen. Als uw facturen niet aan deze wettelijke eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van btw.

Uw facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:

Uw btw identificatienummer: bijvoorbeeld: nl001234567b01
Dit is het nummer waaronder u als ondernemer bij de Belastingdienst staat geregistreerd.
Een btw identificatienummer heeft altijd 14 posities en begint met de voor Nederland geldende landcode nl.

  • het factuurnummer: facturen moeten doorlopend zijn genummerd
  • de factuurdatum
  • uw naam en adres
  • naam en adres van uw afnemer
  • datum van de levering of de dienst
  • de hoeveelheid en soort geleverde goederen
  • de omvang en de soort verrichte diensten
  • per tarief of per vrijstelling
  • de eenheidsprijs exclusief btw
  • eventuele kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
  • het toegepaste btw-tarief
  • de vergoeding
  • bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
  • het btw-bedrag

In sommige gevallen bent u verplicht om ook het btw-identificatienummer van uw afnemer op de factuur te vermelden. Dat is het geval als u goederen levert aan ondernemers in een ander EU-land en bij bepaalde, daarmee samenhangende diensten (onder andere vervoersdiensten). Meer informatie kunt u vinden in de brochure Btw bij verkoop van goederen aan het buitenland.

Ook als u een verleggingsregeling moet toepassen moet u het btwidentificatienummer van de afnemer op de factuur vermelden. Ook moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is.

Het gaat om de volgende gevallen:

  • handel in gebruikte goederen
  • toepassing van een verleggingsregeling
  • toepassing van een vrijstelling van btw
  • levering van goederen aan ondernemers in een ander EU land

Meer informatie kunt u vinden in de brochure btw bij verkoop van goederen aan het buitenland.