Controle met Auditfile

Btw administratie en verplichtingen

De oorspronkelijke Auditfile is in 1999 op verzoek van de Belastingdienst in boekhoudpakketten opgenomen in ASCII-formaat. Op basis van deze oorspronkelijke Auditfile is in 2002 een XMLversie van de Auditfile ontwikkeld: XML Auditfile Financieel. XML (eXtended Markup Language) is een mondiale standaard voor onder andere de uitwisseling van gegevens tussen softwarepakketten. De XML-versie is ontwikkeld door het XMLplatform.

Dit platform is een samenwerking van de SRA (samenwerkende registeraccountants & accountants-administratieconsulenten) met softwareleveranciers en de Belastingdienst.

Wat is een Auditfile?

Een Auditfile is een computerbestand waarin de meest gebruikte gegevens van de grootboekadministratie worden opgeslagen. Het bestand geeft een standaardoverzicht van alle mutaties in uw grootboekrekeningen. In de Auditfile staan per regel gegevens achter elkaar opgesomd over een mutatie, zoals datum, grootboekrekeningnaam en credit- of debetbedrag.

Als een medewerker van de Belastingdienst tijdens de controle gebruik maakt van dit bestand, kan dit voor u of uw fiscaal adviseur een aanzienlijke tijdsbesparing betekenen. U hoeft dan bijvoorbeeld geen uitgebreide uitleg meer te geven bij de presentatie van uw boekhoudgegevens aan de Belastingdienst. U kunt de Auditfile zelf inzien, zodat u precies kunt nagaan welke gegevens u ter beschikking stelt aan de Belastingdienst. Uw accountant of fiscaal adviseur kan het bestand ook gebruiken voor zijn werkzaamheden. In deze folder leest u meer over de Auditfile. Hoe werkt belastingcontrole met de Auditfile? Wat zijn de voordelen? Hoe weet u of de Auditfile onderdeel is van uw software?

Door het opnemen van XML Auditfile Financieel in de softwarepakketten kunnen gegevens van het ene naar het andere softwarepakket worden overgebracht. Bijvoorbeeld van het boekhoudpakket van een ondernemer naar het jaarwerkpakket van de accountant en vandaar uit naar het aangiftepakket om de winstaangifte op te maken. Hierdoor wordt het tijdrovende, handmatig overnemen van gegevens voorkomen. De werkzaamheden in de keten van boekhouding tot aangifte worden hierdoor geoptimaliseerd. Dit resulteert in vermindering van administratieve lasten voor het bedrijfsleven. Een voorbeeld van de XML-standaard kunt u vinden op internet: www.softwarepakketten.nl. Daar vindt u ook de handleiding voor makers van financiële software die deze XML-standaard in hun applicaties willen opnemen.

Hoe werkt de controle?

Een controle begint meestal met een eerste bezoek van een controlemedewerker van de Belastingdienst aan uw onderneming. Tijdens of voorafgaand aan dit bezoek zal worden gevraagd of u de administratie per computer voert en of uw boekhoudprogramma uw gegevens weg kan schrijven als Auditfile. Als dit het geval is, kan de medewerker van de Belastingdienst het bestand direct inlezen in zijn eigen computer en er de gebruikelijke controles op uitvoeren. Voor de controle van de Belastingdienst maakt het niet uit of de oorspronkelijke Auditfile of de XML Auditfile Financieel beschikbaar is.

Verschil met traditioneel onderzoek

Inhoudelijk verandert er door de toepassing van de Auditfile niets. De Belastingdienst selecteert, analyseert en controleert dezelfde financiële gegevens als in de traditionele situatie. Een verschil met de traditionele belastingcontrole is dat u geen
grote hoeveelheden papier meer hoeft te geven aan de controlemedewerker. U kunt volstaan met het overhandigen van een diskette of een cd-rom. Daarnaast kan de controlemedewerker efficiënter werken, waardoor hij naar verwachting ook minder beslag legt op uw tijd. Om de Auditfile op een diskette of cd-rom te kunnen zetten, is een compressie en beveiligingsapplicatie ontwikkeld. Deze applicatie is te verkrijgen op internet: www.softwarepakketten.nl. Als uw boekhoudprogramma beschikt over de Auditfile, raadt de Belastingdienst u aan dit te gebruiken.

Vertrouwelijkheid

De Belastingdienst behandelt uw gegevens vertrouwelijk. Ze worden alleen voor controledoeleinden gebruikt.
Auditfileviewer Om de gegevens uit een Auditfile te kunnen raadplegen, heeft de Belastingdienst het programma “Auditfileviewer” ontwikkeld. Dit programma laat zowel de gegevens van de oorspronkelijke Auditfile als van de XML Auditfile Financieel zien. Het programma kunt u downloaden.

Brede steun

De invoering van de Auditfile vindt brede steunbij belangenorganisaties als Midden en Kleinbedrijf Nederland (MKB), de Land- en Tuinbouworganisatie Nederland (LTO), VNONCW, de SRA (samenwerkende registeraccountants & accountants-administratieconsulenten) en de vertegenwoordigers van belastingconsulenten.

Uitbreiding in de toekomst

Gezien de goede ervaringen met de Auditfile voor de financiële administratie, bestudeert de Belastingdienst op dit moment de mogelijkheden van het toekomstige gebruik ervan voor andere administratieve processen. De ontwikkeling van een Auditfile voor de loonadministratie is al in een vergevorderd stadium

Zit de Auditfile in uw softwarepakket?

In de meest gebruikte softwarepakketten is de Auditfile inmiddels standaard ingebouwd. Wilt u weten of dat ook voor uw pakket geldt, neem dan contact op met uw softwareleverancier. Als de Auditfile niet in uw pakket zit, kan uw softwareleverancier deze eenvoudig inbouwen. Hij kan u ook vertellen hoe u uw boekhoudgegevens moet omzetten in een Auditfile. Op de internetsite www.softwarepakketten.nl kunt u nagaan in welke pakketten Auditfiles zijn opgenomen.
Een klein deel van de ondernemers die een geautomatiseerde administratie hebben, werkt niet met standaardsoftware. Dit is bijvoorbeeld het geval als u zelf software heeft ontwikkeld of heeft laten ontwikkelen. De Auditfile is dan geen standaardonderdeel van het boekhoudprogramma.

Als dit voor u geldt, zult u de Auditfile zelf moeten (laten) inbouwen. De technische handleiding voor zowel de oorspronkelijke Auditfile als voor XML Auditfile Financieel vindt u op internet: www.softwarepakketten.nl