Conversie

Fiscale bewaarplicht

Het kan zijn dat u gegevens uit uw administratie op een andere manier wilt opslaan. Als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager, is er sprake van conversie. Dit is bijvoorbeeld het geval als u een ontvangen papieren document scant of als u bestanden uit de computer overzet op microfiche. Van conversie is ook sprake als u van het ene computersysteem overgaat op een ander.

U mag alleen converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • U zet alle gegevens over.
  • U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
  • U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
  • U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar
  • maken.
  • U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan
  • worden uitgevoerd.
  • U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de
  • oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Het is vooral belangrijk dat u aandacht besteedt aan echtheidskenmerken (de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud). Bij conversie kunnen deze immers verloren gaan. Denk bijvoorbeeld aan het watermerk dat verloren gaat bij het scannen van een papieren document.

In dit soort gevallen zullen de beheersingsmaatregelen in de organisatie samen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld de scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid. Dat stelt relatief hoge eisen aan de beheersingsmaatregelen.

Let op!

In het geval van converteren naar portable document format (pdf) of vergelijkbare formaten kan het zijn dat u niet meer aan de bewaarplicht voldoet.

Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u na een conversie de originele gegevens niet te bewaren. Alleen de balans en de resultatenrekening moet u altijd op papier bewaren. Verder hoeven oude (informatie)systemen niet operationeel te blijven als aan de genoemde voorwaarden is voldaan. Meer informatie over conversie kunt u krijgen bij uw belastingkantoor.