Hoe voeren de belastingdienst een derdenonderzoek uit?

Btw administratie en verplichtingen

De medewerkers van de belastingdienst mogen in heel Nederland een derdenonderzoek doen. Dat kan op drie manieren:

  • De belastingdienst vragen u om ons telefonisch informatie te geven.
  • De belastingdienst vragen u om ons informatie per post toe te sturen.
  • De belastingdienst komen op bezoek bij uw bedrijf. Dit kan zijn vanwege bijvoorbeeld de hoeveelheid gegevens of geheimhouding. Deze vorm van derdenonderzoek komt het meeste voor.

Bedrijfsbezoeken

Er zijn twee soorten bedrijfsbezoeken:

  • vooraf aangekondig
  • niet vooraf aangekondigd

Vooraf aangekondigd

Als de belastingdienst een derdenonderzoek bij u willen instellen, kondigen de belastingdienst dat meestal ruim van tevoren met een brief aan. Vaak laten de belastingdienst in deze aankondigingsbrief weten welke onder-delen van uw administratie voor het derdenonderzoek nodig zijn, zodat u de juiste spullen klaar kunt leggen. De controlemedewerker die bij u komt, zal zich legitimeren als u daarom vraagt.

Niet vooraf aangekondigd

De belastingdienst mogen ook zonder aankondiging een derdenonderzoek doen. De controlemedewerker die bij u komt, zal zich uit zichzelf legitimeren. Als de belastingdienst een derdenonderzoek niet vooraf per brief kunnen aankondigen, laten de belastingdienst u achteraf per brief weten wat de belastingdienst hebben onderzocht.

Toegang tot uw bedrijfsruimte

U bent verplicht om onze medewerkers toegang te geven tot uw bedrijfsruimte. Maar zij mogen niet zonder te vragen archiefkasten en dergelijke openmaken. Als het nodig is dat uw personeel een toelichting geeft, moet u dat mogelijk maken.

Uitleg over uw administratie

Daarnaast moet u onze medewerker uitleg geven over de opzet en de werking van uw administratie. Het kan zijn dat de belastingdienst u om een toelichting vragen over de gegevens die u beschikbaar stelt. Dit geldt ook als een ander uw administratie verzorgt.

Toegang tot uw woning

Het kan zijn dat de belastingdienst toestemming vragen om uw woning in te gaan. Als u dat niet goed vindt, mogen de belastingdienst uw woning alleen binnengaan als de belastingdienst daarvoor een machtiging hebben van een (hulp)officier van justitie of van de burgemeester.

Geheimhoudingsplicht

De belastingdienst werken zo discreet mogelijk en de belastingdienst proberen de persoonlijke levenssfeer van mensen
zoveel mogelijk te respecteren. Onze medewerkers hebben geheimhoudingsplicht. Als ze hun werk doen, krijgen ze allerlei informatie onder ogen. Deze informatie mogen ze niet aan anderen doorgeven.

Uitzondering

De geheimhoudingsplicht geldt niet altijd. Heel af en toe moeten de medewerkers bijvoorbeeld de naam noemen van degene waarover de belastingdienst gegevens vragen. Dit doen de belastingdienst alleen als het anders niet mogelijk is om bepaalde informatie van u te krijgen.

Voorbeeld

Een van de controlemedewerkers onderzoekt de administratie van onderneming X. Deze medewerker wil van u weten welke inkopen u heeft gedaan bij die onderneming. Hij vraagt dat omdat hij die wil vergelijken met de verkopen van onderneming X. In dit geval moet onze medewerker de naam van de onderneming wel noemen.

Geheimhoudingsplicht ook voor u of anderen

Als de belastingdienst u informatie geven over een andere belastingplichtige, bent u verplicht om die informatie geheim te houden. En als de belastingdienst gegevens over u aan een ander bekendmaken, dan heeft die ander ook geheimhoudingsplicht. Als u of die ander zich niet aan de geheimhoudingsplicht houdt, is dat een strafbaar feit

Geen of minder informatieplicht

Er bestaan uitzonderingen op of beperkingen van de informatieplicht. Het kan dan
gaan om:

  • Banken
  • verenigingen en stichtingen
  • belastingconsulenten
  • accountants

Bepaalde beroepsgroepen, mensen die een bepaald beroep uitoefenen hoeven soms geen informatie te geven.
Het gaat om:

  • geestelijken, zoals een priester, dominee of imam;
  • notarissen en advocaten;
  • artsen en apothekers.

Zij hoeven geen informatie te geven over hun gemeenteleden, cliënten of patiënten. Maar ze moeten wel inzage geven in hun eigen administratie.

Voorbeeld

Een van de controlemedewerkers onderzoekt de administratie van onderneming Y. Hij wil weten of de advocaatkosten wel zakelijk zijn. Hij mag dan de administratie van de advocaat bekijken. Daarin mag hij nagaan of de werkzaamheden van de advocaat voor de onderneming waren of voor privézaken van de ondernemer. Maar de advocaat hoeft de medewerker geen inzage te geven in de adviezen zelf.

Banken

Nederland kent geen bankgeheim. De algemene regel is dat de belastingdienst gegevens eerst bij de persoon zelf moeten opvragen. Dat levert mogelijk niets op. Of het is niet wenselijk, omdat de belastingdienst sommige informatie voor het onderzoek niet willen prijsgeven. In zo’n geval kunnen de belastingdienst bij de bank gegevens over een cliënt opvragen.

Belastingconsulenten

Als belastingconsulent heeft u wel informatieplicht. Toch vragen de belastingdienst van u geen inzage in fiscale adviezen en correspondentie die daarbij hoort. Ook als zulke stukken bij uw cliënt aanwezig zijn, zullen de belastingdienst deze niet onderzoeken.

Accountants

Als accountant bent u verplicht om informatie over uw cliënten en controlewerkzaamheden te verstrekken. Maar u hoeft ons geen inzage in hun volledige controledossier te geven. De belastingdienst kunnen wel inzage vragen in de uitkomsten van een bepaalde controle. Dit kan alleen als de belastingdienst met feiten kunnen onderbouwen dat iets fiscaal onjuist is.

Let op!

Deze beperkingen gelden alleen voor externe adviseurs. De dossiers van bijvoorbeeld interne accountants horen bij de administratie van de onderneming bij wie zij in dienst zijn. Daarom zijn zij wel verplicht om inzage in hun dossiers te geven.

Verenigingen en stichtingen

De belastingdienst willen de activiteiten van verenigingen en stichtingen met erkende maatschappelijke doelen niet onnodig hinderen. Dit zou zo kunnen zijn als de belastingdienst naar de identiteit van leden en donateurs vragen. Daarom kijken de belastingdienst bij een derdenonderzoek meestal alleen naar de uitgaven. Soms vragen de belastingdienst toch gegevens over inkomsten zoals contributies en schenkingen.