Invulling van de bewaarplicht

Fiscale bewaarplicht

Als ondernemer moet u alle gegevens uit uw geautomatiseerde administratie bewaren die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Deze fiscale bewaarplicht geldt in principe voor een periode van zeven jaar. In deze informatie staat welke gegevens u moet bewaren. U kunt hierin ook lezen hoe u gegevens bewaart en aanlevert voor controle door de Belastingdienst.

Waarom deze informatie?

Als u (een deel van) uw administratie met een computer voert, moet u ook deze administratie volgens wettelijke bepalingen bewaren. Als u deze bewaarplicht niet goed nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole. Maar als u bij de inrichting van uw administratie rekening houdt met de aanwijzingen in deze
brochure, zal een controle vaak zelfs sneller verlopen.

Voor wie is deze informatie?

Deze informatie is van belang voor alle ondernemingen die (een deel van) hun administratie
met een computer voeren. Binnen grotere ondernemingen is de brochure van belang voor:

  • de financiële directeur
  • het hoofd van de automatiseringsafdeling
  • de controller
  • de fiscaal specialist

Wat moet u bewaren?

Algemene regeling

Volgens wettelijke bepalingen moet u boeken, bescheiden én gegevensdragers die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing, in principe zeven jaar bewaren. Dit geldt dus ook voor gegevens die vastgelegd zijn op diskettes, tapes, cd-rom’s, dvd’s en usb-sticks. Als u (een deel van) uw administratie laat verzorgen door derden, dan vallen uw gegevens bij die derden ook onder de fiscale bewaarplicht. Het is belangrijk om hierover goede afspraken te maken.

Voorbeelden van gegevens bij derden zijn:

  • de factuuradministratie bij een administratiekantoor
  • de financiële administratie bij (online) internetboekhouden
  • de loonadministratie bij een loonservicebureau
  • de voorraadadministratie bij een expediteur

Brongegevens en afgeleide gegevens

Er zijn twee soorten gegevens die u moet bewaren voor de controle:

  • brongegevens
  • afgeleide gegevens

Van elke transactie die u sluit, maakt of ontvangt u een eerste of primaire vastlegging (brongegeven). De brongegevens leiden tot vastleggingen in een of meer informatiesystemen (afgeleide gegevens). In het algemeen moeten de vastleggingen in de informatiesystemen gecontroleerd kunnen worden aan de hand van de brongegevens. Deze vastleggingen moeten daarvoor een verwijzing bevatten naar de brongegevens, het zogenoemde controlespoor of audit trail.

Voorbeelden van brongegevens en afgeleide gegevens zijn:

  • de gegevens op een bestelformulier in de orderadministratie
  • de gegevens voor de verkoopfactuur in de verkoopadministratie
  • de gegevens van de inkoopfactuur in de inkoopadministratie
  • een goederenafgifte of -ontvangst in de voorraadadministratie
  • de gewerkte uren en verbruikte materialen in een project- of werkenadministratie
  • de gewerkte uren in een loonadministratie
  • een ontvangst of een uitgave in de financiële administratie

Vaste gegevens

Van sommige gegevens is voor uw onderneming alleen de actuele stand van belang, maar voor een belastingcontrole kan ook de vroegere stand van zaken belangrijk zijn. Dit geldt met name voor zogenaamde vaste gegevens. Vaste gegevens of stamgegevens zijn gegevens die voor meerdere transacties gelden en die binnen een systeem vaak worden gebruikt.

Voorbeelden van vaste gegevens zijn:

  • relatiegegevens, zoals adressen van debiteuren en crediteuren
  • artikelgegevens, zoals omschrijvingen en prijzen
  • personeelsgegevens, zoals adressen en burgerlijke staat
  • U moet ook de vroegere stand van vaste gegevens gedurende de bewaartermijn van zeven
  • jaar bewaren.

Voorbeeld

U hebt een fietsengroothandel. Een klant van u laat weten dat hij is verhuisd naar België en daar zijn fietsenwinkel voortzet. Hij vraagt u voortaan zijn bestellingen op het afleveradres in België te bezorgen. U vervangt in het debiteurenbestand zijn oude afleveradres door het nieuwe. U moet nu het oude afleveradres bewaren zodat bij een belastingcontrole de afdracht van omzetbelasting kan worden beoordeeld.

Verdichten van gegevens

In principe moet u alle detailgegevens bewaren. Informatiesystemen, zoals bijvoorbeeld grootboekadministraties, kunnen vaak samenvattingen geven van meerdere transactiegegevens. Dit wordt verdichting genoemd. U mag gegevens verdichten, maar u moet er wel voor zorgen dat de achterliggende, gedetailleerde gegevens zeven jaar bewaard blijven. Bewaar ze zo, dat ze binnen redelijke tijd in te zien zijn. De achterliggende gegevens kunnen zich in een ander informatiesysteem bevinden. Zie het voorbeeld hierna.

Voorbeeld

Een afdeling Verkoop voert gegevens van factuurregels voor de facturering in. Als deze gegevens net zo gedetailleerd deel uit gaan maken van de financiële administratie, dan hoeven ze niet in het verkoopsysteem bewaard te worden. Maar als binnen de financiële administratie een samenvatting van de factuurregels wordt geboekt (‘verdicht’), dan moeten de gegevens van de factuurregels in het verkoopsysteem bewaard blijven. Er moet dan een mogelijkheid zijn om langs elektronische weg vanuit de verdichte boeking terug te keren naar de oorspronkelijke details (audit trail). Dit kan bijvoorbeeld via een verdichtingscode in het grootboek, zoals een factuurnummer in een factuurregel.

Lees verder:

Invulling van de bewaarplicht
Wanneer begint de bewaartermijn van zeven jaar te lopen?
Conversie
Afdrukken van gegevens

 

Verklarende woordenlijst

ASCII Internationaal geaccepteerde digitale codeset van 128 verschillende tekens (letters, cijfers, leestekens en computertekens). De codeset wordt met name gebruikt voor Personal Computers. ascii = American Standard Code for Information Interchange.

Bewaarplicht, Volgens wettelijke bepalingen moeten ondernemers boeken, stukken fiscale en gegevensdragers die van belang zijn voor de belastingheffing,gedurende zeven jaar bewaren.

Bescheiden Onderdelen van een administratie, die niet in boekvorm wordengehouden, zoals kassabonnen, facturen, bankafschriften,correspondentie, en dergelijke.

Compressie- Zie ‘Inpak- of compressieprogrammatuur’.programmatuur

Conversie Overbrenging van gegevens van de ene gegevensdrager naar de andere, bijvoorbeeld van papier naar diskette, of van het ene formaatnaar het andere, bijvoorbeeld van ebcdic naar ascii.Datadictionary Tabel die gegevens bevat over de in de database vastgelegde gegevens.In een datadictionary staan bijvoorbeeld recordbeschrijvingen vanbestanden.

EBCDIC Internationaal geaccepteerde digitale codeset van verschillende tekens (letters, cijfers, leestekens en computertekens). Deze codeset wordtmet name gebruikt voor ibm(-mainframes). ebcdic = Extended Binary Coded Decimal Interchange Code.

.fdf-bestand Bestand waarin gegevens staan over bijvoorbeeld de grootte van records en de naam en inhoud van velden.

Gegevensdrager Opslagmedium voor gegevens, zoals papier, micrografische en digitale gegevensdragers.

Programmatuur waarmee gegevensbestanden compact opgeslagen compressie- kunnen worden. Gegevens worden gecomprimeerd zodat er minder programmatuur opslagruimte voor nodig is.

.pdf-bestand Portable document format (pdf) is een veelgebruikte standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten. Van het oorspronkelijke document blijven de vorm, lay-out en dergelijke behouden.

Record Een aantal bij elkaar behorende gegevens in een database, die als eenheid worden behandeld.

Stamgegevens Gegevens waarnaar binnen een systeem vaak wordt verwezen. Een kenmerk van stamgegevens is dat ze voor meerdere transacties gelden. Meestal zijn ze maar gedurende een bepaalde periode geldig, maar binnen die periode staan ze dan vast. Stamgegevens worden ook wel ‘vaste gegevens’ of ‘semi-permanente gegevens’ genoemd. Prijstabellen en stamgegevens van artikelen en adresgegevens van debiteuren en crediteuren zijn voorbeelden van vaste gegevens.

Vaste gegevens Zie ‘Stamgegevens’.

Verdichting Samenvatting van gegevens van meerdere transacties. Gegevens worden verdicht weergegeven om de totalen van transactiesoorten over periodes weer te geven.

Was/wordt- Bestand waaruit af te lezen is wat de historie is van vaste gegevens. mutatiebestand Van elk afzonderlijk gegeven dat is gewijzigd, staat hier de datum en de ‘oude’ waarde.